Projet HOm Gare CFD Le Cheylard

[Christophe_Menier]

pour inventorier les documents, le plus simple est de les classer par type (selon ce que vous allez trouver ). A première vue, je dirais :

- plans parcellaires (eu 1/10 000 ème ? et 1/1000 ? ). Il y a peut-être eu des sections ? (exemple : 3 sur l'Indre et Loire Nord, avec des dates de livraisons différentes).
- plans des stations (plans comportant l'implantation des voies et des bâtiments)
- plans des bâtiments (plans génériques à classer selon le type - c'est ce qui se trouve pour l'Indre & Loire, mais je ne sais pas si c'est pareil ici)
- plans des ouvrages d'art (ponts, aqueducs, ponceaux, etc...)
- plans de pont métalliques avec notices explicative et calculs de résistance ? (c'est ce que j'ai trouvé aux AD37)
- plans des remises, bâtiments annexes, ponts tournant, etc.. (à classer par station ?)
- il peut y avoir des plans du matériel de voie, signalisation.
- il peut y avoir également des courriers (demandes de modifications, travaux,etc...). Il faut laisser les courriers avec les plans correspondant (en général, il y a des notes explicatives).

Une fois ce classement fait et les plans numérisés et traités, on peut tout reclasser par gare : faire un CD avec tout ce qui concerne Le Cheylard, etc...

Il faudra bien renseigner le fichier Excel avec le nom précis du document et l'année. Le mieux est de t'envoyer le fichier, je le prépare.

Voila...

[Christophe_Menier]

J'oubliais : il faut également numériser la page de garde de chaque document, ça aide !!!

[Alex07]

Ok ce WE je préparerais une petite note qui reprendra les différents conseils, pour ne rien laisser au hasard une fois sur place !

[Punavai]

Bravo pour cette mise en commun des ressources. Merci Christophe pour l'indication d'une méthode de recueil des documents aux archives départementales.

[YVES]

Cela ne me dérange pas qu'on continu sur ce fil, peut-être que les modos de PME ont leur mot à dire

Pour les "modos PME", il y en a au moins déjà 3 qui soutiennent le projet...

[Alex07]

Ayé j'ai préparé le petit mode opératoire pour inventorier et scanner les plans. Faut mettre un visa BPE dessus et un indice de révision -> de la méthode, rigueur, précision disais un prof de maths y a quelques années de ça !

[La Mouette]

Il faudrait diviser ce sujet, entre l'aspect conservation de docs, les docs spécifiques au projet et le projet lui même, ça devient illisible.

[SteamyStef]

Au risque de décevoir un peu, je veux bien post traiter mais il me sera difficile de numériser!
Je suis en Belgique, pas dans le sud
Ce que je peux faire, c'est vous rencontrer lors de notre prochain séjour dans la famille de ma Dame, pour discuter de cela et vous montrer ce que j'avais fait.
Ce que je peux aussi faire, c'est garder actif mon serveur OVH, qui ne sert plus pour l'instant. Mais pour cela, je dois le savoir trèèèèès rapidement car l'abonnement tombera d'ici 10 jours!
Pas de soucis pour les frais, je peux assumer encore un peu cela et prolonger pour 6 mois par exemple.

En bref! Cela donnerait un serveur FTP a accès limité pour l'équipe.
Les numériseur pourraient y sauvegarder les fichiers de numérisation en attente de traitement!
Les post-traiteurs pourraient y récupérer les fichiers en vue de les traiter et les y replacer au format convenu... PDF, JPG ou PDF&JPG

Par après, vous pourrez décider de ce que vous souhaitez en faire!
Site et/ou serveur spécifique, sauvegarde personnel, voir s'arranger avec l'équipe PME pour une éventuelle mise à disposition via le site!
Dans tous les cas, il faut que plusieurs d'entre vous s'arrange pour avoir une copie complète des fichiers, histoire de diminuer les risques de perte.

Stef

[SteamyStef]

J'oubliais : il faut également numériser la page de garde de chaque document, ça aide !!!

Oh que oui, cela aide! Et si c'est documents sont classés ou rangés dans des dossiers, il serait bien de ne pas les mélanger. Peut être poser la question au détenteur pour savoir s'il y a un tri en place. Il ne serait peut être pas très content qu'on le perturbe.

Pour les documents SNCV, ils étaient rangés dans des boites en carton, libellées selon des thèmes. J'ai conservé cette organisation, très intéressante et j'avais scanné les dos de dossiers!


Stef

[Alex07]

Mes souvenirs confirment ce que nous disait Chamb07 dans son post du 26/10 :
"Ces archives réprésentent plusieurs dizaines de kilos de papier qui sont stockés sur des étagéres, exposées aux poussières, rongeurs et humidité , mais heureusement elles sont encore dans un état correct, mais gagnerai à être protégées vu leur valeur historique."
Je ne me rappelle pas avoir vu de cartons d'archivage, pour moi il s'agit uniquement de pile de plan et documents stockés sur les étagères. Jusqu'à preuve du contraire quand on y retournera

Pas de soucis Stef, en tout cas tiens nous au courant quand tu descends, effectivement cela peut être sympa de nous montrer ce que tu as fait. Le serveur OVH je ne connaissais pas, si cela te dérange pas de la garder pourquoi pas pour faciliter les échanges. Sinon j'ai une autre solution (gratuite) qui serai d'utiliser GOOGLE DOCUMENTS. J'utilise avec un client ce système de partage d'information pour renseigner l'avancement de chantiers. Je peux créer un compte et dans ce compte créer des dossier que je peux partager avec ceux qui participeront à cette mission "sauvegarde". En effet j'administrateur peux donner des droits d'accès et d'écriture. Selon l'accès, la personne peux importer, exporter des documents de tout types. Cela permettrai ainsi de partager les scans et de remplir le fichier excel de référencement.
Ce fichier serait donc unique et surtout éviterai alors les doublons ou problème de version mise à jour entre les diférents membre des équipes.
Qu'en pensez vous?
Et, Christophe, m'autoriserai tu à mettre ton fichier excel "vierge" sur cette plateforme d'échange?
Stef, je ne connais pas OVH, je ne sais pas ce qui est mieux


D'autre part, je peux conserver une copie complète, et même 2, l’une à Lyon où je travaille et l'autre en Ardèche du côté de chez mes parents.
J'imagine que Chamb07 l'intéressera peut-être aussi?

Voici la mise à jour des équipes ! Désolé Stef j'avais mal compris :

Equipe numériseur
Alex07
Chamb07
Yves

Equipe des traiteurs
Christophe_Menier
Steamystef
Alex07 (oui, encore moi )

[Christophe_Menier]

Oui bien sur Alex, tu peux mettre le fichier sur cette plate-forme, il a été fait pour cela. Chacun peut donner son avis sur le fichier, il n'est pas parfait.

C'est bien si on peut utiliser des plates-formes d'échange déjà mises en place, on gagne du temps ! Il faut juste s'accorder pour les mises à jour (surtout du fichier de suivi)

Moi je peux stocker l'intégrale des documents également, ça fera une sauvegarde supplémentaire

Maintenant que l'on commence à avoir une équipe de terrain et une de traitement, on se réparti les rôles pour s'organiser ? qui réparti les plans à numériser et à traiter ?

[SteamyStef]

En fait, j'aurais du écrire 'un serveur CHEZ OVH'. OVH étant un fournisseur de serveurs dédié pour des applications diverses, comme des forums par exemple. Ils assument la gestion du matériel, la maintenance, à nous d'y placer ce qu'il faut et d'assumer la gestion administrative.
J'imagine que vous avez tous un lecteur FTP (filezilla par exemple).
Dans mon cas, il s'agit d'un système LINUX sur lequel tournait un outil de gestion documentaire qui aurait pu être utile mais là, je l'ai arrêté et supprimé depuis plusieurs jours.
Il reste possible d'activer un serveur FTP et donc de partage de documents. L'avantage qu'on peut y voir c'est une certaine indépendance par rapport à google (j'aime pas trop ces systèmes pseudo libre).
A vous de voir! Je vais vérifier l'état du serveur, le reconfigurer correctement et vous transmettre l'adresse et les codes d'accès. Vous verrez si cela peut faire pour vous, il restera actif encore 6 mois, pas de soucis pour moi.

Stef

[La Mouette]

Et mettre cette partie dans la section trains réels.

[Alex07]

Ok j'espère que d'ici 6 mois du travail aura été accompli

Ca marche pour OVH, effectivement cela peut convenir j'ai été voir sur leur site

[Christophe_Menier]

OK pour moi. J'avoue que je préfère plutôt passer du temps à traiter les scans qu'à administrer un serveur FTP.

Dès que les numériseurs auront de quoi nous alimenter, je pense qu'en 6 mois pas mal de documents auront été traités.